Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento y canal de contacto

• Responsable: QuadraProfile SpA, RUT 78.407.157-K, con domicilio en Machalí, Región de O'Higgins, Chile.
• Representante legal: Lester Patrick Wood Palacios, gerente general.
• Delegado de protección de datos: Lester Patrick Wood Palacios, contactable en [email protected].
• Canal para consultas y para ejercer sus derechos: [email protected], o el formulario de eliminación de datos.

2. A quién se aplica y en qué calidad tratamos los datos

Esta política se aplica a tres grupos de personas:

• Personas evaluadas: candidatos, colaboradores y estudiantes que responden un test DISC.
• Usuarios de cuentas: personas que administran o usan la plataforma por cuenta de una empresa, consultora o institución, o a título personal.
• Visitantes y contactos: personas que navegan el sitio o nos escriben por los formularios.

Cuando una organización (empresa, consultora o institución educacional) contrata una evaluación, es ella quien decide a quién evaluar y para qué usa los resultados: esa organización es responsable de ese tratamiento y QuadraProfile actúa como encargado, por su cuenta y conforme a sus instrucciones. QuadraProfile es responsable, en cambio, de los datos de cuentas, facturación, sitio web y contacto comercial, de la seguridad de la plataforma, del registro de consentimientos y de los análisis estadísticos agregados descritos en esta política, y de todo el tratamiento cuando una persona contrata o rinde el test directamente con nosotros.

3. Datos que tratamos y de dónde provienen

4. Finalidades y bases de licitud

No usamos los datos para finalidades distintas de las indicadas ni los comercializamos.

5. Consentimiento de la persona evaluada

• Antes de comenzar el test se muestra un aviso con las finalidades del tratamiento. La persona debe marcar una casilla de aceptación expresa y presionar «Acepto y comenzar»; sin esa acción el test no se inicia.
• Como prueba, registramos la versión del texto aceptado, su huella criptográfica (hash SHA-256), la fecha y hora, la dirección IP y el navegador.
• El consentimiento puede retirarse en cualquier momento, sin efecto retroactivo, escribiendo a [email protected] o solicitando la eliminación en el formulario.

6. Inteligencia artificial: cómo se genera el informe

• El cálculo DISC es determinista. Las respuestas se convierten en puntajes para los cuatro factores (D, I, S, C) mediante reglas de puntuación fijas: las mismas respuestas producen siempre los mismos puntajes. Este cálculo no usa inteligencia artificial.
• La inteligencia artificial solo redacta. Modelos de lenguaje de OpenAI y Anthropic redactan el texto interpretativo del informe a partir de los puntajes ya calculados. Accedemos a ellos a través de una pasarela propia que centraliza el acceso, las claves y los límites de uso, y el texto generado pasa por validaciones automáticas antes de entregarse.
• Datos que se envían al proveedor de IA: cargo, sector, contexto del cargo si se informó, género gramatical si se informó, y puntajes DISC. El nombre de la persona y el de la organización se reemplazan en nuestra plataforma por identificadores opacos antes de cada consulta y se restituyen dentro de la plataforma al recibir el texto; si se detecta un nombre real en lo que se va a enviar, la consulta no se envía. No se envían RUT, correo electrónico, teléfono, dirección IP ni las respuestas individuales del cuestionario.
• Asistente conversacional (usuarios autorizados de la organización): recibe el perfil DISC y los datos profesionales de las personas consultadas, con sus nombres y los de las organizaciones reemplazados por identificadores, y sin correo ni teléfono. Análisis de descripciones de cargo: se envía el texto de la descripción del cargo tal como lo ingresa el usuario; la comparación con los perfiles se calcula en nuestra plataforma.
• Sin entrenamiento con sus datos. QuadraProfile no entrena ni ajusta modelos de IA con datos de clientes ni de personas evaluadas, y usa a los proveedores bajo condiciones comerciales de API que excluyen el uso de esos datos para entrenar sus modelos.
• Cada informe indica que fue redactado con apoyo de IA y que es una herramienta orientativa.

7. Elaboración de perfiles y decisiones automatizadas

El test DISC elabora un perfil de comportamiento laboral. La lógica es la descrita en la sección 6: puntuación fija de las respuestas, un perfil natural y un perfil adaptado, y la distancia entre ambos como indicador del esfuerzo de adaptación al entorno. Las comparaciones con un cargo contrastan esos puntajes con un perfil de referencia del cargo.

QuadraProfile no adopta ni ejecuta decisiones sobre las personas (contratación, promoción, desvinculación, admisión u otras). Los informes y comparaciones son insumos de apoyo; la decisión la toma siempre una persona de la organización, y nuestros Términos y Condiciones prohíben usarlos como único criterio. Si una organización usara los resultados en una decisión que le afecte significativamente, usted tiene derecho a solicitar una explicación, la intervención de una persona y la revisión de la decisión (art. 8° bis); puede pedirlo a la organización o a nosotros en [email protected].

8. Destinatarios de los datos

• La organización que encargó la evaluación, a través de sus usuarios autorizados según su rol. El informe se envía por correo a la persona evaluada, a la organización o a ambas, según lo que la organización haya configurado para el proceso. La organización también puede compartir un informe mediante un enlace protegido con contraseña, o enviar resultados a sus propios sistemas mediante integraciones que ella configure.
• Proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (encargados), solo para prestar el servicio:

Los datos de contacto comercial se gestionan en un sistema de gestión comercial propio alojado en Chile. Entregaremos datos a autoridades solo cuando una ley o una resolución judicial lo exija.

9. Transferencias internacionales

La plataforma está alojada en Amazon Web Services, en regiones de Estados Unidos, con respaldo cifrado en una segunda región. Por eso, y por los proveedores indicados en la sección 8, sus datos se transfieren a Estados Unidos, a la Unión Europea y a la red global de Cloudflare.

A la fecha, la Agencia de Protección de Datos Personales no ha publicado la nómina de países con nivel adecuado de protección ni cláusulas modelo. Realizamos estas transferencias con garantías contractuales adecuadas: acuerdos de tratamiento de datos o condiciones contractuales equivalentes con cada proveedor, que limitan el uso de los datos a la prestación del servicio y contemplan confidencialidad, medidas de seguridad, control de subencargados y supresión o devolución de los datos al término del servicio. Las complementamos con medidas propias: cifrado en tránsito y en reposo, minimización y reemplazo por identificadores de los nombres enviados a la IA, y control de acceso. Cuando la Agencia apruebe cláusulas modelo, adecuaremos nuestros contratos.

10. Plazos de conservación

• Datos de evaluaciones: mientras la organización cliente mantenga el servicio o hasta que se solicite su supresión (por la persona evaluada o por la organización). Hoy no aplicamos eliminación automática por plazo. Al término del contrato, a solicitud de la organización, devolvemos o suprimimos sus datos.
• Cuentas de usuario: mientras la cuenta esté activa y, luego, por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales.
• Facturación: durante los plazos que exige la legislación tributaria.
• Registro de consentimientos: mientras se conserven los datos del test, como prueba; tras una eliminación se mantiene sin dirección IP ni navegador.
• Solicitudes de eliminación: las no confirmadas se borran a los 7 días; de las ejecutadas se guarda un registro sin datos de identificación (el correo se reemplaza por un código irreversible) durante 90 días.
• Registros de la aplicación: 90 días, con filtrado de datos personales. Registros de auditoría de seguridad de la infraestructura (actividad de la cuenta en la nube, accesos a los sistemas y alertas de seguridad; no contienen el contenido de las evaluaciones): hasta 400 días.
• Respaldos: cifrados y replicados en una segunda región; los diarios se conservan hasta 35 días y los mensuales hasta 12 meses. Los datos suprimidos pueden permanecer en ellos hasta su expiración, sin uso operativo; solo se accede a un respaldo para recuperar el servicio ante un incidente.
• Estadística agregada: los puntajes desvinculados de la identidad pueden conservarse para los análisis descritos en la sección 4.

11. Sus derechos

Conforme a la Ley N° 19.628, en el texto que fija la Ley N° 21.719, usted tiene derecho a:

• Acceso (art. 5°): saber si tratamos sus datos, cuáles, con qué fin y a quién se comunican.
• Rectificación (art. 6°): corregir datos inexactos, desactualizados o incompletos.
• Supresión (art. 7°): pedir que sus datos sean suprimidos (ver sección 12).
• Oposición (art. 8°): oponerse a un tratamiento específico.
• No ser objeto de decisiones automatizadas que le afecten significativamente (art. 8° bis), con derecho a explicación, intervención humana y revisión.
• Bloqueo (art. 8° ter): pedir la suspensión temporal del tratamiento mientras se resuelve una solicitud.
• Portabilidad (art. 9°): recibir una copia de sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Retirar su consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo.

Para ejercerlos, escriba a [email protected] indicando su nombre, el correo con que fue registrado y el derecho que desea ejercer; podremos pedirle verificar su identidad. El ejercicio de estos derechos es gratuito (el acceso, al menos una vez por trimestre). Nos comprometemos a responder dentro de 15 días hábiles; el plazo legal máximo es de 30 días corridos, prorrogable por una vez por igual período. Si la evaluación fue encargada por una organización, coordinaremos con ella la respuesta, sin que eso retrase su solicitud.

Si rechazamos su solicitud o no respondemos dentro del plazo legal, puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales (art. 41). Hasta que la Agencia inicie sus funciones, puede recurrir a los tribunales conforme a la Ley N° 19.628.

12. Derecho al olvido: formulario de eliminación

Las personas evaluadas pueden solicitar la eliminación de sus datos de todas las organizaciones que usan QuadraProfile en /data-deletion. El proceso funciona así:

• Ingresa su correo y recibe un enlace de verificación, válido por 2 horas. Por seguridad, la respuesta del formulario es la misma exista o no el correo.
• Al confirmar, la eliminación se ejecuta de inmediato: su nombre, correo, teléfono, cargo, empresa, notas y datos de contexto se reemplazan por valores sin significado; se borran los archivos PDF de sus informes, las invitaciones, los enlaces de acceso, los registros de apertura de correos y las conversaciones del asistente sobre usted; se anonimiza la IP de sus consentimientos y se cancelan los tests pendientes.
• Se conservan, seudonimizados (sin nombre, correo ni datos de contacto), los puntajes y fechas de los tests, para fines estadísticos.
• Le confirmamos la ejecución por correo y avisamos a las organizaciones que lo habían evaluado.

Los estudiantes evaluados por una institución educacional y los usuarios de cuentas pueden solicitar la supresión escribiendo a [email protected].

13. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, entre ellas:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo (AES-256) en base de datos, almacenamiento y respaldos, con llaves administradas.
• Ambientes separados de desarrollo, pruebas y producción.
• Base de datos con redundancia y respaldos automáticos en una segunda región, con pruebas periódicas de restauración.
• Control de acceso por roles y aislamiento de los datos de cada organización; autenticación de dos factores disponible para todos los usuarios.
• Monitoreo continuo de seguridad con alertas, protección perimetral contra ataques y aplicación periódica de parches y actualizaciones.
• Registro de auditoría de las acciones de los usuarios en la plataforma.

Si ocurre una vulneración de seguridad que implique un riesgo razonable para los derechos de las personas, la reportaremos a la Agencia de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a las organizaciones clientes y a las personas afectadas, conforme a la ley.

14. Cookies

Usamos cookies técnicas necesarias para el funcionamiento y la seguridad de la plataforma. No usamos cookies de publicidad. Más información en la Política de Cookies.

15. Menores de edad

QuadraProfile no está dirigido a menores de 18 años y no recopilamos a sabiendas sus datos. Las instituciones educacionales que usan la plataforma deben verificar que los estudiantes evaluados sean mayores de edad o contar con las autorizaciones que exija la ley. Si detectamos datos de un menor sin autorización, los suprimiremos. Si usted es padre, madre o tutor y cree que un menor nos entregó datos, escríbanos a [email protected].

16. Cambios a esta política

Cada versión de esta política indica su número y fecha. Si introducimos cambios sustanciales, avisaremos a los usuarios registrados por correo con al menos 30 días de anticipación. Si un cambio afecta una finalidad que se basa en el consentimiento, solicitaremos un nuevo consentimiento; los consentimientos ya otorgados quedan asociados a la versión que se aceptó.